Het platform Klimaatakkoord, het ETS Industrieoverleg en de ‘eigen’ bestuursvergaderingen van VNO-NCW en MKB-Nederland: een kleine greep uit de bijeenkomsten die de afgelopen maanden live werden gestreamd vanuit de Malietoren. Onder druk van de coronamaatregelen werd zaal 703 omgebouwd tot een heuse studio.
Goede apparatuur
Corona zette een streep door de talloze fysieke bijeenkomsten die normaal gesproken plaatsvinden in de Malietoren. “Toen duidelijk werd dat het lange tijd ging duren, wilden we hier in huis een goede digitale oplossing bieden. Daarom hebben we geïnvesteerd in professionele apparatuur: een audio/video-mixer, twee laptops en twee beweegbare camera’s, die ook kunnen inzoomen. Nu zijn de beeld- en geluidskwaliteit prima en is het mogelijk om bijvoorbeeld een filmpje of PowerPointpresentatie mee te streamen. Hoofd automatisering Arthur de Vries heeft het ontwerp van de webinarroom gemaakt”, vertelt coördinator hospitality Ernst van Dorp.
Regisseur
Vanuit zaal 703 vinden webinars en Teams-bijeenkomsten plaats. In het spraakgebruik worden beide termen door elkaar gebruikt, maar er zijn verschillen. “Aan een webinar kunnen 10.000 mensen deelnemen; aan Teams-vergaderingen maximaal 300. Teams is interactief, terwijl het bij webinars meer eenrichtingsverkeer is. Dan wordt vanuit de zaal een boodschap overgebracht en kunnen de deelnemers alleen via de chat vragen stellen. In de praktijk gaat het merendeel van onze digitale bijeenkomsten via Teams.”
Medewerkers van hospitality zorgen voor de technische ondersteuning. “Vaak zit Yvette Boodoo of Kitty Dellemijn achter de regietafel met audiomixers en laptops. Zij hebben zich deze nieuwe tak van sport snel eigen gemaakt. Ze zijn echt een soort regisseur: wanneer moet welke spreker in beeld, op welk moment start je de PowerPoint?”
Hybride model
Van de afgelopen tijd staan Ernst vooral de internationale bijeenkomsten bij. “Bij de vergadering over het EU-herstelfonds spraken Hans de Boer, Winand Quaedvlieg en DNB-president Klaas Knot hier in de zaal met deelnemers in heel Europa. En tijdens een andere bijeenkomst praatten minister Kaag, twee Turkse ministers en Nederlandse en Turkse ondernemers met elkaar. De Nederlanders hier, de Turken daar. Dat is toch schitterend?”
Het werd uit nood geboren, maar elkaar digitaal ontmoeten heeft ook voordelen: het is efficiënt, het scheelt veel reistijd en auto en vliegtuig komen er niet aan te pas. Blijft het zo, als alles weer normaal is? “Ik merk dat mensen elkaar toch ook graag in het echt zien, hoor. Het zou mooi zijn als we straks een hybride model krijgen, waarin je zowel fysiek als thuis op afstand kunt deelnemen.”
Gereduceerd tarief
Ook leden van VNO-NCW en MKB-Nederland kunnen gebruikmaken van de webinarroom. Zo hebben al meerdere brancheverenigingen er hun algemene ledenvergadering gehouden. Voor hen geldt een gereduceerd tarief van 1.250 euro, exclusief btw en catering en inclusief technische ondersteuning. Meer weten of zaal 703 een keer boeken? Neem contact op met Yvette Boodoo.
